Protokolle mit KI effizient erstellen

Gute Protokolle sind der Schlüssel zu produktiven Gremiensitzungen. Sie erfassen nicht nur die Reihenfolge der Redebeiträge, sondern machen auch Argumente und Diskussionen nachvollziehbar. Doch die Erstellung von qualitativ hochwertigen Protokollen kann zeitaufwändig sein – hier kommt Künstliche Intelligenz (KI) ins Spiel.



Die Grundlage: Hochwertige Audioaufnahmen

Damit KI-Tools wie Transkriptionsprogramme und Chatbots effizient arbeiten können, ist eine klare Audioaufnahme unverzichtbar. Alle Rednerinnen und Redner sollten Mikrofone nutzen, um sicherzustellen, dass ihre Beiträge gut verstanden werden.

Transkription mit A-Train

Ein empfehlenswertes Tool zur Transkription von Audio- oder Videoaufnahmen ist A-Train, das kostenfrei im Microsoft Store heruntergeladen werden kann. A-Train verarbeitet Transkriptionen lokal auf dem Rechner, sodass keine Daten in das Internet übertragen werden. Dies sorgt für maximale Datensicherheit.

Tipps zur Nutzung von A-Train:

  • Hardwareanforderungen: Da die Transkription viel Rechenleistung erfordert, empfiehlt sich der Einsatz von Geräten mit einer separaten Grafikkarte.
  • Dateivorbereitung: Längere Mitschnitte sollten in kürzere Einzeldateien aufgeteilt werden, um die Transkriptionsqualität zu verbessern. Aufnahmen von einer Stunde Länge sind jedoch kein Problem.
  • Einstellungen: Wählen Sie über das Flyout-Menü „Select Model“ das Modell „Large V3 Turbo“, um die beste Qualität zu erhalten. Der Multispeaker-Modus erkennt mehrere Sprecher, ohne dass deren Anzahl vorab definiert werden muss.

Nach Abschluss der Transkription erstellt A-Train Textdateien mit Timecodes und Sprecherbezeichnungen („Speaker“). Diese Bezeichnungen sollten durch die Namen der tatsächlichen Redner ersetzt werden, um die spätere Protokollerstellung zu erleichtern.

Protokollerstellung mit ChatGPT

Für die eigentliche Protokollierung nutze ich ChatGPT in Kombination mit einem speziell entwickelten Prompt. Dieser ist darauf ausgelegt, Protokolle effizient und strukturiert zu erstellen. Der Prozess gliedert sich wie folgt:

  1. Transkriptionsdatei hochladen: Die bearbeitete Datei wird in ChatGPT importiert.
  2. Tabelle erstellen: Die KI erzeugt eine dreispaltige Tabelle, in der Redner, Timecodes und Beiträge übersichtlich dargestellt werden. Dies dient zur Überprüfung, ob alle Redner korrekt erkannt wurden.
  3. Zusammenfassung der Redebeiträge: Jeder Beitrag wird chronologisch zusammengefasst. Ich übernehme diese Zusammenfassungen per Copy-Paste in ein Word-Dokument, um kleinere Fehler direkt zu korrigieren.

Der Vorteil eines angepassten Prompts

Der hinterlegte Prompt definiert die Ziele, die Vorgehensweise und den Stil der Protokollierung. Er sorgt dafür, dass die KI:

  • Argumente klar strukturiert zusammenfasst,
  • die Reihenfolge der Beiträge beibehält und
  • das gewünschte Format einhält.

Ein Beispiel-Prompt, der sich in der Praxis bewährt hat, ist hier kostenfrei verfügbar.

Fazit: Effizienzsteigerung durch KI

Mit diesem Workflow gelingt es mir, eine 40-minütige Debatte innerhalb von etwa einer Stunde zusammenzufassen und ein sechsseitiges Protokoll zu erstellen. Insgesamt lässt sich die Arbeitszeit für die Protokollerstellung so um 60 bis 70 Prozent reduzieren – ohne dabei Abstriche bei der Qualität zu machen.

Probieren Sie es aus und entdecken Sie, wie KI Ihre Arbeit erleichtern kann!